Daten sammeln mit Automationen – Collect Data Schritt erklärt

Daten sammeln mit dem Collect Data Schritt

Mit dem Collect Data Baustein in deinen Automationen kannst du automatisch Informationen von deinen Followern einholen – zum Beispiel E-Mail-Adressen, Namen oder Telefonnummern. Die Daten werden direkt per Instagram-DM abgefragt und können anschließend in deiner Automation weiterverwendet oder per Webhook an externe Tools gesendet werden.

So funktioniert es

Der Ablauf aus Sicht deines Followers:

1. Der Follower löst die Automation aus (z.B. durch einen Kommentar mit einem Keyword oder eine DM)
2. Die Automation sendet eine Frage als DM (z.B. „Wie ist deine E-Mail-Adresse?“)
3. Die Automation pausiert und wartet auf die Antwort
4. Der Follower antwortet per DM
5. Die Antwort wird validiert (z.B. ob es eine gültige E-Mail ist) und gespeichert
6. Die Automation macht beim nächsten Schritt weiter

Wichtig: Die Automation wartet maximal 24 Stunden auf eine Antwort. Antwortet der Follower nicht innerhalb dieser Zeit, läuft die Conversation ab.

Collect Data Schritt konfigurieren

Ziehe im Flow Builder einen Collect Data Block auf die Arbeitsfläche und verbinde ihn mit dem vorherigen Schritt. In der Konfiguration rechts stellst du Folgendes ein:

Feldtyp (Field Name):

• Email – Fragt eine E-Mail-Adresse ab
• Name – Fragt den Namen ab
• Phone – Fragt eine Telefonnummer ab
• Custom – Fragt ein beliebiges eigenes Feld ab (z.B. „Firma“, „Wunschtermin“)

Frage (Question):

Die Nachricht, die als DM an den Follower gesendet wird. Formuliere die Frage klar und freundlich, z.B.:

• „Wie lautet deine E-Mail-Adresse? Dann sende ich dir den Guide zu.“
• „Wie heißt du? Ich möchte dich persönlich ansprechen.“

Validierung:

• None – Jede Antwort wird akzeptiert
• Email – Prüft, ob die Antwort eine gültige E-Mail-Adresse ist
• Phone – Prüft, ob die Antwort eine gültige Telefonnummer ist
• Required – Prüft, ob die Antwort nicht leer ist

Mehrere Felder nacheinander abfragen

Du kannst mehrere Collect Data Schritte hintereinander verketten, um verschiedene Informationen zu sammeln. Die bereits gesammelten Daten bleiben erhalten und stehen für alle folgenden Schritte zur Verfügung.

Beispiel-Flow:

1. Trigger: Kommentar mit Keyword „GUIDE“
2. DM senden: „Hey %USERNAME%, ich schicke dir den Guide! Dafür brauche ich kurz deine E-Mail.“
3. Collect Data: „An welche E-Mail-Adresse soll ich den Guide senden?“ (Feld: Email, Validierung: Email)
4. Collect Data: „Wie darf ich dich ansprechen?“ (Feld: Name, Validierung: Required)
5. Webhook: Sendet E-Mail + Name an dein E-Mail-Marketing-Tool
6. DM senden: „Danke %COLLECTED:name%! Der Guide geht gleich an %COLLECTED:email% raus.“

Gesammelte Daten in Nachrichten verwenden

Du kannst die gesammelten Daten in jeder nachfolgenden Nachricht als Variable einsetzen. Verwende dazu folgende Platzhalter:

• %COLLECTED:email% – Die gesammelte E-Mail-Adresse
• %COLLECTED:name% – Der gesammelte Name
• %COLLECTED:phone% – Die gesammelte Telefonnummer
• %COLLECTED:dein_feldname% – Der Wert eines eigenen Custom-Felds

Zusätzlich stehen dir diese allgemeinen Variablen zur Verfügung:

• %USERNAME% – Der Instagram-Username des Followers
• %KEYWORD% – Das Keyword, das die Automation ausgelöst hat

Beispiel:

„Perfekt %COLLECTED:name%, ich habe den Link an %COLLECTED:email% geschickt. Schau mal in deinen Posteingang!“

Daten per Webhook an externe Tools senden

Mit dem Outgoing Webhook Schritt kannst du alle gesammelten Daten automatisch an dein E-Mail-Marketing-Tool, CRM oder eine andere Plattform senden.

Der Webhook sendet folgende Daten als JSON:

• automation_id und automation_name
• instagram_username des Followers
• collected_data – Alle gesammelten Felder als Key-Value-Paare, z.B. {"email": "max@beispiel.de", "name": "Max"}

Tipp: Nutze Tools wie Make (ehemals Integromat) oder Zapier, um die Webhook-Daten direkt in dein E-Mail-Tool (Brevo, MailerLite, ActiveCampaign, etc.) zu übertragen.

Häufige Anwendungsfälle

Lead-Magnet / Freebie versenden:

Kommentar „GUIDE“ → E-Mail abfragen → Webhook an E-Mail-Tool → Bestätigungs-DM senden

Terminbuchung:

DM „TERMIN“ → Name abfragen → E-Mail abfragen → Wunschtermin abfragen (Custom) → Webhook an Kalender-Tool

Newsletter-Anmeldung:

Kommentar „NEWSLETTER“ → DM mit Info → E-Mail abfragen → Webhook an E-Mail-Marketing-Tool → Danke-DM

Feedback einholen:

DM „FEEDBACK“ → Frage stellen (Custom: „Was hat dir gefallen?“) → Webhook an Notion/Google Sheets

Tipps für bessere Ergebnisse

• Kurze Fragen stellen – Je einfacher die Frage, desto höher die Antwortrate
• Nur das Nötigste abfragen – Jedes zusätzliche Feld senkt die Conversion-Rate
• Vertrauen aufbauen – Erkläre kurz, warum du die Daten brauchst
• Validierung nutzen – Damit keine fehlerhaften E-Mail-Adressen gesammelt werden
• Delay vor der Frage – Eine kurze Verzögerung (z.B. 30 Sekunden) wirkt natürlicher
• Bestätigung senden – Sende nach dem Sammeln eine Bestätigungs-DM, damit der Follower weiß, dass alles geklappt hat

Fehlerbehebung

Automation reagiert nicht auf Antworten:

• Prüfe, ob der Webhook deiner Instagram-Verbindung aktiv ist (unter Verbindungen → Diagnostik)
• Stelle sicher, dass die Page-Subscription für Messages eingerichtet ist

Validierung schlägt fehl:

• Der Follower erhält keine Fehlermeldung – die Antwort wird einfach nicht akzeptiert und die Automation wartet weiter
• Tipp: Formuliere deine Frage so, dass klar ist, welches Format erwartet wird

Conversation abgelaufen:

• Nach 24 Stunden ohne Antwort läuft die Conversation automatisch ab
• Der Follower muss die Automation dann erneut auslösen

Noch Fragen?

Falls du Hilfe bei der Einrichtung brauchst, kontaktiere unser Support-Team über das Kontaktformular auf linkrex.de.